Das Wichtigste in Kürze
- Regelmäßige Wartung verhindert die meisten Ausfälle.
- Entkalkung und Filterwechsel nach Wasserhärte planen.
- Reaktionszeit und Ersatzgerät gehören in den Vertrag.
- Tägliche Reinigung bleibt Aufgabe des Betreibers.
Warum Wartung wichtig ist
Eine gewerbliche Kaffeemaschine bezieht oft hunderte Tassen am Tag. Kalk, Kaffeefette und Milchreste setzen sich ab und führen ohne Pflege zu schlechterem Geschmack, Hygieneproblemen und Ausfällen. Regelmäßige Wartung verlängert die Lebensdauer und hält die Qualität konstant.
Was gehört zur regulären Wartung?
- Austausch von Dichtungen und Verschleißteilen
- Prüfung von Mahlwerk, Brühgruppe und Pumpe
- Entkalkung oder Wechsel des Wasserfilters
- Reinigung von Boiler und Leitungen
- Einstellung von Mahlgrad und Brühtemperatur
- Software-Updates bei modernen Geräten
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Was der Vermieter übernehmen sollte
| Aufgabe | Vermieter | Betreiber |
|---|---|---|
| Regelmäßige Wartung | Ja | – |
| Reparaturen und Ersatzteile | Ja, bei normalem Verschleiß | Bei Bedienfehlern |
| Entkalkung und Filterwechsel | Meist ja | Teilweise nach Anleitung |
| Tägliche Reinigung | – | Ja |
| Nachfüllen von Bohnen und Milch | – | Ja |
Reaktionszeiten und Ersatzgerät
Im Büro ist eine Reaktion am nächsten Werktag oft ausreichend, in der Gastronomie zählt jede Stunde. Lassen Sie sich die Reaktionszeit verbindlich zusagen und klären Sie, ab wann ein Ersatzgerät gestellt wird, wenn die Reparatur länger dauert.
Hygiene und tägliche Reinigung
- Täglich: Spülprogramm, Tresterbehälter und Abtropfschale leeren
- Täglich: Milchsystem reinigen
- Wöchentlich: Brühgruppe reinigen
- Nach Plan: Reinigungstabletten und Entkalkung
- Reinigungsplan sichtbar dokumentieren
Wartung im Vertrag festhalten
Alle Punkte gehören schriftlich in den Mietvertrag: Intervall, Umfang, Reaktionszeit, Ersatzgerät und Kosten für Einsätze außerhalb der Servicezeiten. Was sonst im Vertrag stehen sollte, lesen Sie unter Mietvertrag für die Kaffeemaschine.
Häufige Störungen und ihre Ursachen
| Störung | Häufige Ursache | Was hilft |
|---|---|---|
| Kaffee läuft nur tröpfchenweise | Kalk, zu feiner Mahlgrad, verstopfte Brühgruppe | Entkalken, Brühgruppe reinigen, Mahlgrad prüfen |
| Kaffee schmeckt bitter oder muffig | Alte Kaffeefette, abgelaufener Filter | Reinigungsprogramm, Filterwechsel |
| Milchschaum zu dünn oder gar nicht | Verschmutztes Milchsystem, warme Milch | Milchsystem reinigen, Milch kühlen |
| Gerät tropft oder verliert Wasser | Verschlissene Dichtungen | Service rufen, Dichtungen tauschen |
| Fehlermeldung bleibt bestehen | Sensor oder Elektronik | Service rufen |
Entkalkung und Wasserfilter
Wie oft entkalkt werden muss, hängt von Wasserhärte und Tassenzahl ab. Moderne Geräte melden die Entkalkung selbst oder arbeiten mit einem Wasserfilter, der das Entkalken weitgehend ersetzt, solange er rechtzeitig gewechselt wird. Bei Festwasser übernimmt meist der Service den Filterwechsel. Mehr zur Wasserhärte steht unter Kaffeemaschine mit Festwasseranschluss.
Wartung bei gekauften Geräten
Wer eine Maschine kauft, organisiert die Wartung selbst. Viele Händler bieten dafür Wartungsverträge mit festen Intervallen an, andere rechnen jeden Einsatz einzeln ab. Planen Sie diese Kosten in Ihre Kalkulation ein, wenn Sie Kauf und Miete vergleichen. Bei Leasing wird der Service ebenfalls meist separat vereinbart, siehe Kaffeemaschine leasen.
| Modell | Wartung |
|---|---|
| Miete | Meist im Mietpreis enthalten |
| Leasing | Separater Servicevertrag mit dem Händler |
| Kauf | Wartungsvertrag oder Abrechnung pro Einsatz |
Checkliste für den Wartungsvertrag
- Wartungsintervall in Monaten oder nach Tassenzahl
- Leistungsumfang je Wartung schriftlich festgelegt
- Verschleißteile inklusive oder mit Preisliste
- Reaktionszeit und Erreichbarkeit des Service
- Ersatzgerät ab einer bestimmten Reparaturdauer
- Kosten für Einsätze außerhalb der Servicezeiten
Alle weiteren Vertragspunkte finden Sie in der Checkliste für die Mietmaschine und unter Kaffeemaschine mieten.
