Das Wichtigste in Kürze
- Im Büro sind Laufzeiten von 12 bis 36 Monaten üblich.
- Wartung, Entkalkung und Reparatur sollten ausdrücklich genannt sein.
- Reaktionszeit und Ersatzgerät gehören in den Vertrag, nicht nur ins Gespräch.
- Mindestabnahmen an Kaffee sind ein häufiger Kostentreiber.
Welche Vertragsarten gibt es?
Bei Kaffeemaschinen begegnen Ihnen vor allem drei Modelle: die reine Gerätemiete mit fester Monatsrate, die Miete mit gekoppeltem Kaffeeliefervertrag und die Kurzzeitmiete für Events mit Tages- oder Wochenpauschale. Daneben gibt es Leasing, das meist über eine Leasinggesellschaft läuft und längere Laufzeiten hat.
| Modell | Typische Laufzeit | Besonderheit |
|---|---|---|
| Gerätemiete | 12–36 Monate | Feste Rate, Kaffee frei wählbar |
| Miete mit Kaffeelieferung | 24–48 Monate | Niedrige oder keine Rate, dafür Mindestabnahme |
| Kurzzeitmiete | 1 Tag bis wenige Wochen | Pauschale inklusive Lieferung, oft mit Kaution |
| Leasing | 24–60 Monate | Vertrag mit Leasinggesellschaft, Service separat |
Laufzeit und Kündigung
Je länger die Laufzeit, desto niedriger ist in der Regel die Monatsrate. Achten Sie aber darauf, was bei Veränderungen passiert: Ein Umzug, ein kleineres Team oder eine Schließung des Standorts sollten nicht dazu führen, dass Sie eine Maschine bis zum Vertragsende bezahlen, die niemand mehr nutzt.
- Mindestlaufzeit und automatische Verlängerung
- Kündigungsfrist zum Laufzeitende
- Sonderkündigung bei Umzug oder Standortschließung
- Möglichkeit, auf ein größeres oder kleineres Gerät zu wechseln
Angebote vergleichen statt lange suchen
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Welche Leistungen enthalten sein sollten
Der größte Vorteil der Miete ist der Service. Er ist aber nur so gut, wie er im Vertrag beschrieben ist. Lassen Sie sich jede Leistung schriftlich bestätigen.
- Lieferung, Aufstellung und Einweisung
- Regelmäßige Wartung mit festem Intervall
- Entkalkung und Wasserfilterwechsel
- Reparaturen inklusive Ersatzteile und Anfahrt
- Reaktionszeit bei Störungen in Stunden oder Werktagen
- Ersatzgerät, wenn die Reparatur länger dauert
Was zur Wartung gehört und welche Intervalle üblich sind, erklärt der Ratgeber Kaffeemaschinen-Wartung.
Kaffeeabnahme und Verbrauchsmaterial
Viele Anbieter finanzieren die Maschine über den Kaffee. Das ist nicht schlecht, solange die vereinbarte Menge zu Ihrem tatsächlichen Verbrauch passt. Rechnen Sie vorher nach: Ein Team mit 50 Personen braucht bei 1,5 Tassen pro Person und 8 g pro Tasse etwa 12 bis 13 kg Bohnen im Monat.
- Mindestabnahme pro Monat oder Jahr und was bei Unterschreitung passiert
- Preis pro Kilogramm und mögliche Preisanpassungen
- Ob Sie Kaffee anderer Röstereien verwenden dürfen
- Preise für Milchpulver, Kakao, Becher und Reinigungsmittel
Kosten, die im Kleingedruckten stehen
- Einmalige Kosten für Lieferung, Aufbau und Abbau
- Kaution oder Anzahlung, vor allem bei Kurzzeitmieten
- Installation des Festwasseranschlusses durch einen Installateur
- Einsätze außerhalb der Servicezeiten oder am Wochenende
- Schäden durch falsche Bedienung oder fehlende Reinigung
- Preisanpassungsklauseln für Miete und Kaffee
Versicherung, Haftung und Rückgabe
Klären Sie, wer bei Diebstahl, Wasserschäden oder Beschädigung haftet und ob das Gerät über den Vermieter oder Ihre Betriebshaftpflicht versichert ist. Für das Vertragsende sollte feststehen, in welchem Zustand die Maschine zurückgegeben wird, wer sie abholt und ob Kosten für eine Endreinigung anfallen.
Angebote richtig vergleichen
Vergleichen Sie nicht nur die Monatsrate. Rechnen Sie die Gesamtkosten über die Laufzeit aus: Miete, Kaffee, Verbrauchsmaterial und einmalige Kosten. Erst dann sehen Sie, welches Angebot wirklich günstiger ist. Unsere Checkliste für die Mietmaschine hilft dabei. Einen Überblick über Gerätetypen, Kosten und Mietmodelle finden Sie unter Kaffeemaschine mieten.
