Das Wichtigste in Kürze
- Erst den Bedarf schätzen, dann das Gerät wählen.
- Den Aufstellort vorher prüfen: Platz, Strom, Wasser, Abfluss.
- Service und Reaktionszeit sind wichtiger als ein paar Euro Rate.
- Mindestens drei Angebote mit gleichem Leistungsumfang vergleichen.
1. Bedarf schätzen
Die wichtigste Zahl ist die Tassenleistung pro Tag. Als Faustregel gilt: Mitarbeitende mal 1,5 Tassen. Rechnen Sie Besuch, Besprechungen und Spitzen nach der Mittagspause dazu. Ausführlich erklärt im Ratgeber Kaffeebedarf im Büro berechnen.
- Anzahl der Personen, die regelmäßig Kaffee trinken
- Durchschnittliche Tassen pro Person und Tag
- Zusätzlicher Bedarf durch Besuch, Meetings und Schulungen
- Spitzenzeiten, in denen viele gleichzeitig Kaffee holen
2. Getränke festlegen
- Nur Kaffee und Espresso oder auch Milchgetränke
- Frischmilch oder Milchpulver
- Heißwasser für Tee und Kakao
- Milchalternativen wie Hafer- oder Sojadrink
Jedes Milchgetränk braucht ein Milchsystem und tägliche Reinigung. Wenn kaum jemand Cappuccino trinkt, sparen Sie mit einem Gerät ohne Milchsystem.
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3. Aufstellort prüfen
- Stellfläche inklusive Platz für Becher und Zubehör
- Eigene Steckdose, bei Profigeräten oft 16 A
- Wasseranschluss und Abfluss, falls Festwasser gewünscht
- Abstand zu Arbeitsplätzen wegen Mahlgeräuschen
- Gute Erreichbarkeit für Lieferung und Service
4. Gerätetyp wählen
| Bedarf | Passender Gerätetyp |
|---|---|
| Bis 50 Tassen am Tag | Kompakter Vollautomat mit Tank |
| 50–150 Tassen am Tag | Mittelklasse-Vollautomat |
| 150–400 Tassen am Tag | Profigerät, optional mit Festwasser |
| Große Mengen auf einmal | Filterkaffeemaschine |
| Barqualität mit Personal | Siebträgermaschine |
Alle Gerätetypen im Vergleich finden Sie in der Übersicht Gerätetypen.
5. Service klären
- Wartungsintervall und Entkalkung
- Reaktionszeit bei Störungen
- Ersatzgerät bei längerer Reparatur
- Einweisung für das Team
- Kaffeelieferung und Mindestabnahme
6. Angebote vergleichen
- Mindestens drei Angebote einholen
- Gleichen Leistungsumfang zugrunde legen
- Gesamtkosten über die Laufzeit berechnen
- Laufzeit, Kündigung und Verlängerung prüfen
- Kosten für Lieferung, Aufbau und Kaution erfragen
Welche Klauseln im Vertrag stehen sollten, lesen Sie unter Mietvertrag für die Kaffeemaschine. Alle Mietmodelle im Überblick finden Sie unter Kaffeemaschine mieten für Unternehmen.
