Welche Kaffeemaschine passt zu Ihrem Event?
| Event | Gäste | Passende Lösung |
|---|---|---|
| Besprechung, Workshop | bis 30 | Vollautomat mit Tank |
| Tagung, Seminar | 50–200 | Filtermaschinen, ergänzt um einen Vollautomaten |
| Messestand | wechselnd | Vollautomat oder mobile Kaffeebar |
| Firmenfeier, Empfang | 100 und mehr | Mobile Kaffeebar mit Barista |
Kaffeemaschine für kleine Events
Für Workshops und interne Veranstaltungen genügt meist ein Vollautomat mit Wassertank. Er braucht nur eine Steckdose und liefert Kaffee, Espresso und Cappuccino ohne Personal.
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Kaffeemaschine für Messen und Tagungen
Auf Tagungen kommt der Andrang in den Pausen. Filtermaschinen bereiten große Mengen vorab zu, ein zusätzlicher Vollautomat deckt Espresso und Milchgetränke ab. Am Messestand ist guter Kaffee ein Grund, stehen zu bleiben: Hier lohnt ein Gerät mit kurzer Ausgabezeit. Alles zu Standplanung, Anschlüssen in der Halle und Anlieferung lesen Sie unter Kaffeemaschine für die Messe mieten.
Mobile Kaffeestation und Barista-Service
Mobile Kaffeebars kommen mit Theke, Siebträger und auf Wunsch geschultem Personal. Sie werden pro Einsatz kalkuliert und eignen sich für Empfänge, Feiern und Messen, auf denen der Kaffee Teil des Auftritts ist.
Strom, Wasser und Aufbau
- Absicherung der Steckdosen beim Veranstaltungsort erfragen
- Wasseranschluss oder ausreichend Kanister für Tankgeräte
- Lieferung, Aufbau und Abbau mit Uhrzeit vereinbaren
- Zugang für Anlieferung, etwa Ladezone oder Lastenaufzug
Verbrauchsmaterial planen
Rechnen Sie pro Gast mit ein bis zwei Tassen am Vormittag und noch einmal so vielen am Nachmittag. Dazu kommen Becher, Milch, Milchalternativen, Zucker und Rührstäbchen. Viele Anbieter liefern das Material mit und rechnen nach Verbrauch ab.
Checkliste für die Buchung
- Datum, Uhrzeit und Dauer des Events
- Erwartete Gäste und gewünschte Getränke
- Strom und Wasser am Aufstellort geklärt
- Lieferung, Aufbau und Abbau im Preis enthalten
- Verbrauchsmaterial inklusive oder nach Verbrauch
- Personal gewünscht oder Selbstbedienung
Was kostet eine Kaffeemaschine für ein Event?
Bei Eventmieten zahlen Sie meist eine Pauschale pro Tag, Wochenende oder Veranstaltung. Wie hoch sie ausfällt, hängt vom Gerät, der Gästezahl, der Dauer und davon ab, ob Personal und Verbrauchsmaterial dabei sind. Die folgenden Werte sind Richtwerte.
| Lösung | Abrechnung | Richtwert |
|---|---|---|
| Gastro-Filtermaschine mit Kannen | pro Tag | ca. 40–150 € |
| Vollautomat mit Tank | pro Tag, Wochenende oder Event | nach Angebot |
| Mobile Kaffeebar mit Barista | pro Einsatz oder Stunde | nach Angebot |
| Lieferung, Aufbau, Abholung | pauschal oder nach Entfernung | nach Angebot |
| Kaution | einmalig, wird erstattet | bei vielen Anbietern |
Fragen Sie bei jedem Angebot nach, ob Kaffee, Milch, Becher und Reinigung enthalten sind. Pakete mit Verbrauchsmaterial wirken teurer, sind aber oft günstiger als ein Einkauf in letzter Minute. Alle Kostenposten finden Sie im Ratgeber Kosten einer Mietmaschine.
Wie viel Leistung braucht Ihr Event?
Eventgeräte werden typischerweise für wenige Tage bis etwa zwei Wochen vermietet und sind für 40 bis 500 Tassen am Tag ausgelegt. Rechnen Sie bei ganztägigen Veranstaltungen mit zwei bis drei Tassen pro Gast, bei Abendveranstaltungen mit deutlich weniger. Wichtiger als die Tagesmenge ist, wie viele Tassen in der stärksten Pause gebraucht werden.
| Gäste | Tassen am Tag | Empfehlung |
|---|---|---|
| bis 30 | bis 90 | Kompakter Vollautomat |
| 30–100 | 90–300 | Filtermaschine plus Vollautomat |
| 100–300 | 300–900 | Mehrere Filtermaschinen, Kaffeebar für Spezialitäten |
| über 300 | über 900 | Mehrere Ausgabestellen, Kaffeebar mit Personal |
Zeitplan: Wann sollten Sie buchen?
| Zeitpunkt | Was zu tun ist |
|---|---|
| 6–8 Wochen vorher | Angebote einholen, vor allem für Messen und Saison mit vielen Events |
| 4 Wochen vorher | Gerät buchen, Strom und Wasser mit der Location klären |
| 2 Wochen vorher | Verbrauchsmaterial planen, Lieferzeitfenster festlegen |
| 1 Tag vorher | Aufbau, Probelauf, Ansprechpartner vor Ort benennen |
Zu Messezeiten und im Frühjahr und Herbst sind Eventgeräte schnell ausgebucht. Wer früh anfragt, hat mehr Auswahl und bessere Preise.
Becher, Müll und Mehrweg
Bei großen Veranstaltungen entsteht viel Abfall. Viele Locations verlangen inzwischen Mehrweggeschirr oder Mehrwegbecher. Klären Sie, ob der Anbieter Tassen und Spülservice stellt oder ob Sie Mehrwegbecher mit Pfand einsetzen. Becher mit Logo sind auf Firmenevents und Messen zugleich ein Werbeträger. Weitere Einsatzbereiche finden Sie unter Kaffeemaschinen nach Branche, alle Mietmodelle unter Kaffeemaschine mieten.
